Tutorial sobre Trello: Una app para organizar tus proyectos online

Publicado por Paola Silva en 17/12/201817/12/2018

Estos meses atrás he ido intentando mejorar mucho más mi organización, tanto en casa como en mi trabajo. Así he llegado a descubrir muchos métodos y apps que he ido probando hasta dar con lo que más o menos me va funcionando a mí.

Una de estas apps es Trello. Esta app te permite organizar tus ideas y proyectos en tableros de forma que, con un solo vistazo, puedes ver todos los elementos o subelementos que esa idea o proyecto tiene, añadir un calendario con fechas relevantes para ese proyecto, etc.

Cómo usar Trello

Como casi todas las herramientas de hoy en día, Trello tiene una versión gratuita (bastante completa, además) y una de pago.

Para comenzar a usar Trello, lo primero que deberás hacer es registrarte para, una vez dentro, empezar a organizar tus tableros, listas y tarjetas. Vamos a ver qué es todo esto.

Tablero

El tablero es el lugar donde se va a organizar un proyecto, la base. En Trello puedes crear varios tableros con diferentes temáticas (un tablero para tu calendario editorial, otro para organizar un curso…).

Los tableros se pueden personalizar con un nombre propio, un fondo y eligiendo si dicho tablero será privado, público o compartido. Trello te permite crear tableros conjuntos con tu equipo de trabajo con tan solo enviarles una invitación a este.

¿Cómo puedes hacer todo esto? Muy fácil.

1. En la pestaña superior de Trello, verás un signo “+”, haz clic en él y selecciona la opción de “crear tablero”
2. Te aparecerá la ventana donde deberás poner nombre a tu nuevo tablero, elegir su fondo y seleccionar si quieres que sea privado o público. En este ejemplo vamos a elegir que sea privado.
3. Una vez creado el tablero se abrirá y podrás enviarlo a tu equipo en la parte superior del mismo, haciendo clic en “invitar”.

Lista

Dentro de tu tablero podrás crear varias listas, como las de toda la vida.

Mejor os lo explico con un ejemplo:

Supongamos que tengo un tablero para organizar un congreso online. Entre mis listas podría tener algunas como posibles ponentes, ponentes confirmados, posibles plataformas donde hacerlo, colaboradores…

Para crear una lista tan solo tendrás que crear tu tablero, como hemos visto antes, ya que se te creará una automáticamente y tú solo tendrás que nombrarla. Pero si quieres crear más es tan sencillo como hacer clic en “añadir otra lista”.

Tarjeta

Dentro de las listas también podemos crear “tarjetas”, que serían los puntos dentro de la lista de toda la vida. Por ejemplo:

Para añadir una tarjeta tan solo tienes que hacer clic en “añada una tarjeta” dentro de la lista donde quieras que esté dicha tarjeta.

Puedes editar el contenido dentro de cada tarjeta haciendo clic en el icono del lápiz de la que quieras editar. Te aparecerán varias opciones donde podrás elegir entre:

• Editar etiquetas
• Cambiar miembros
• Mover
• Copiar
• Cambiar fecha de vencimiento
• Archivar

Si pulsas sobre la tarjeta se te abrirá la ventana para rellenarla. Aquí podrás añadir la descripción de la tarjeta, comentarios, archivos de interés o imágenes, compartirla con ciertos miembros de tu equipo, añadir una etiqueta de color con la que poder organizarlas, crear una checklist o fijar una fecha de vencimiento.

Vamos a ver una por una las opciones:

• Título: con solo pulsar sobre el título podrás cambiarlo tantas veces como necesites
• Descripción: aquí puedes añadir datos importantes de dicha tarjeta, sobre qué trata, etc. En el ejemplo podríamos añadir el link a la web de zoom.
• Comentarios: muy útiles cuando compartes con tu equipo una tarjeta para mencionar a tus compañeros con el signo “@” y su nombre. Aquí podéis hablar de cómo va el desarrollo de dicha tarea o añadir otros elementos que podría resultar interesantes y comentarlos.
• Actividad: conforme vayas haciendo cambios en la tarjeta, estos irán apareciendo en orden cronológico aquí.

En la columna de la derecha verás algunas opciones extra divididas en “añadir a la tarjeta” y “acciones”:

• Miembros: aquí podrás añadir a tus compañeros de equipo a la tarjeta.
• Etiquetas: puedes añadir una etiqueta de color para tener más organizadas tus tarjetas. Por ejemplo, si la tarjeta es un artículo para el blog y tiene etiqueta verde es que ya está programada, si tiene la etiqueta naranja estás escribiendo el post, pero aún no está acabado…
• Checklist: Útil para desgranar las subtareas que requiere esa tarjeta. En el ejemplo de las imágenes podríamos crear una checklist para ver de un solo vistazo qué ofrece cada plataforma y qué no.
• Vencimiento: En esta opción podrás fijar una fecha de vencimiento para la tarjeta, así sabrás cuando tienes que tener acabada la tarea que refleja sí o sí. Incluso puedes unir trello con un calendario para que veas esas fechas en un calendario de forma más visual (más adelante hablaremos de cómo hacerlo).
• Adjunto: Para que puedas añadir archivos o imágenes a la tarjeta.
• Mover: puedes cambiar la tarjeta de una lista a otra o de un tablero a otro y elegir la posición que ocupará desde esta opción.
• Copiar: si vas a crear varias tarjetas muy similares, en lugar de crear una por una, puedes copiarla para que aparezca en la lista y el tablero que tú quieras.
• Seguir: esta función es útil cuando trabajas en equipo y quieres mantenerte al tanto de las acciones que se llevan a cabo de una tarjeta concreta.
• Archivar: archiva las tarjetas que se han terminado para que tu tablero no se vuelva caótico. La opción de archivar no elimina las tarjetas, por lo que podrás recuperarlas si quieres.
• Compartir: Por si quieres compartir en tus redes sociales o por whatsapp con alguien esta tarjeta.

Menú de opciones de Trello

En cada tablero verás un menú en la parte derecha de la pantalla, tal como este:

Vamos a ver una por una las opciones que presenta el menú:

• Cambiar fondo: Si no te gusta el color que le has dado a tu tablero o quieres que el fondo sea una foto, puedes cambiarlo aquí
• Filtrar tarjetas: Con esta opción puedes buscar rápidamente tarjetas según las etiquetas que le hayas puesto. Por ejemplo: si quiero encontrar todas las tarjetas con posts ya publicados buscaré las que tengan una etiqueta verde. También se puede filtrar por miembros de la tarjeta, términos o fecha de vencimiento.
• Pegatinas: divertidos stickers que puedes añadir a tus tarjetas.
• Power-ups: La app de Trello te permite integrar otras aplicaciones externas como Dropbox, google calendar, evernote… Aunque si tienes la versión gratuita de Trello solo podrás añadir una app por tablero (yo normalmente añado el calendario)
• Actividad: Aquí podrás ver toda la actividad del tablero
• Más: Si haces clic en esta opción, tendrás ajustes adicionales como cambiar la configuración del tablero, acceder a listas y tarjetas archivadas, crear copias de un tablero o cerrar y eliminar un tablero que ya no vas a utilizar más.

Por último, para eliminar listas puedes hacer clic en los tres puntitos que hay en la esquina superior derecha de dicha lista y elegir la opción de “archivar lista”. Lo mismo puedes hacer con las tarjetas.

Como veis la opción gratuita de Trello es bastante útil y completa, aunque si necesitáis más power-ups u otras opciones más avanzadas siempre podéis echarle un vistazo a la opción de pago. ¿Qué os parece la app Trello? ¿La habéis probado? Contadme cómo os ha ido en los comentarios.

Paola Silva

Graduada en Administración y Dirección de empresas y en Turismo, con experiencia en el mundo del social media.
Blogger y Content & Social Media Manager freelance. Especialista en Marketing de Contenidos para sector Turismo, ocio y eventos y para el sector Moda, belleza y cuidado personal.

www.paolasilvacm.com